Le télétravail vient de prendre un nouvel envol avec la situation actuelle et c’est tant mieux. Je suis la première à promouvoir le télétravail, en respectant certaines règles, pour l’apport que cela peut apporter aux deux parties, le travailleur et l’employeur.

Selon Sune Carlson, un économiste suédois, auteur entre autres de la loi de Carlson, 3ème loi de la gestion du temps, nous sommes interrompus en moyenne toutes les 12 minutes au bureau. Ce qui veut dire que le travail à la maison peut apporter beaucoup au niveau du calme et de la concentration.

Par contre, gérer une équipe travaillant à distance comporte son lot de tracas et il est primordial de bien le faire pour obtenir les résultats escomptés sans avoir l’impression d’avoir perdu le contrôle de son équipe.

Le télétravail doit être régi par un cadre précis, sans ambiguïté et connu de tous. Il peut être intéressant aussi d’avoir au moins une journée par mois où les employés se rencontrent pour travailler dans un même espace ou encore pour faire une activité de rapprochement d’équipe. Cela permet de conserver les liens entre les employés et de conserver le sentiment d’appartenance envers la compagnie.

Voici d’ailleurs comment favoriser le maintien de la mobilisation et gérer efficacement une équipe à distance :

1- Fixez des objectifs clairs, précis et compris : une première étape est d’évaluer l’autonomie et le niveau de responsabilisation de vos employés afin de pouvoir les épauler correctement. Il est important d’établir des étapes claires et précises pour les projets, de définir clairement vos attentes et de s’assurer que les échéances et les attentes sont bien comprises. Pour ce faire, prendre le temps de répondre aux questions dans une rencontre individuelle avec chacun de vos employés. Certains auront besoin d’être plus soutenu et d’autres moins.

Pour les employés qui possèdent moins d’autonomie, vous aurez peut-être à faire des rencontres plus souvent avec ses employés. Avertissez-le de votre rencontre au préalable et demandez-lui de mettre ses idées et questions par écrit pour être préparé. Vous faites ainsi basculer la responsabilité de son côté et lui donner la chance de développer son autonomie.

2- Instaurez la confiance : lorsque les employés sont au bureau, nous avons l’impression qu’il travaille forcément, détrompez-vous ! Si un employé n’a pas envie de travailler, qu’il soit au bureau ou chez lui, cela ne changera rien. Mettez l’idée de côté si vous êtes tenté de vérifier que vos employés travaillent bien, cela ne fait que démontrer que vous n’avez pas confiance en eux. En tant que gestionnaire, votre rôle est de vous assurer que les objectifs de vos collaborateurs sont atteints, de suivre l’avancement et les résultats des projets et non pour être un gardien du temps.

Planifier avec les employés des plages horaires durant lesquelles ils doivent être disponibles pour le travail et ils pourront créer leur horaire par la suite. Plusieurs employés sont plus productifs le matin et le soir après le souper, mais moins durant l’après-midi ou au contraire en début d’après-midi et durant la soirée, laisser-les arranger leur horaire et vous verrez que vous en serez grandement gagnant. Effectuez des suivis téléphoniques brefs et ponctuels.

3- Misez sur la valorisation de la concentration : le télétravail a cet avantage que le travail au bureau n’a pas : la tranquillité, le calme, peu ou pas de distractions et moins d’interruptions à toutes les deux minutes par les collègues. Le travail à distance est idéal pour tous les projets qui nécessitent de la concentration, la résolution de problèmes complexes, suivre des formations en ligne, rédiger des rapports, etc. Cela veut donc dire de ne pas constamment envoyer des courriels ou faire des appels. Tous ces dérangements aussi banals qu’ils soient sont des sources de temps perdus, donc mal investi pour l’un comme pour l’autre.

4- Formez vos équipes : prenez le temps de former vos employés sur la gestion efficace de leur temps, sur la façon d’utiliser les différents modules de communications, sur l’organisation lors d’une réunion à distance, sur l’ergonomie au travail, etc. Apprenez-leur que le travail à distance à des bienfaits et que les résultats se feront voir rapidement. Apprenez à coacher vos équipes de nouvelles façons et adaptez-vous à la technologie.

5- Organisez des réunions d’équipe et utilisez les bons canaux de communication : comme mentionné au point 3, valorisez la concentration autant que possible ce qui veut dire que le téléphone devrait servir seulement pour traiter des urgences, le reste peut se faire par courriels ou lors des réunions hebdomadaires. Choisissez ensemble les outils nécessaires à la bonne communication (courriels, conférences téléphoniques, visioconférence, messagerie instantanée, etc.). Ces outils doivent être simples d’utilisation, convenir à tous les membres de l’équipe, permettre de transmettre de l’information aisément et une prise de parole adéquate.

Les réunions d’équipe sont importantes et permettent de conserver une synergie d’équipe. Ces réunions doivent avoir un sens et permettre l’avancement de projets, si cela ne vaut pas la peine, il vaut mieux sauter une semaine qu’embêter tout le monde. Certaines règles doivent être respectées telles qu’instaurer des règles pour faciliter la prise de parole de chacun des membres, s’assurer que tout le monde voit ou possède la dernière version d’un document qui sera projeté et que tout le monde possède les outils pour bien fonctionner.

En conclusion, il est aussi très important d’être conscient que le télétravail ne convient pas à tous. Pour arriver à bien gérer une équipe à distance, il faut être en mesure de faire confiance et d’être clair sur les attentes. Si vous avez l’impression que vous n’êtes pas capable de lâcher-prise peut-être avez-vous besoin de vous former davantage, je vous suggère donc le livre ReWork – Réussir autrement de Jason Fried qui propose des trucs pour gérer les équipes à distance ou encore le livre de Kevin Eikenberry et Wayne Turmel pour devenir un bon leader à distance. Vous devez être en mesure de fournir les outils pour aider vos employés à bien performer autant en travaillant à la maison qu’au bureau. L’organisation est sans aucun doute une des clés du succès.